Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 26 oktober 2026

In deze verklaring leggen we uit hoe Domli omgaat met persoonsgegevens op deze website en als dienstverlener. Domli is een gehoste klantinbox voor kleine bedrijven.

1. Wie zijn wij

Majid El Mehammedy, handelend onder de naam Domli. BTW-id NL005099758B32. Adres: De Vennen 14, 9755PS Onnen. Contact voor privacyvragen: contact@domli.nl.

2. Twee rollen

Verwerkingsverantwoordelijke: voor deze website, ons verkoopcontact en onze eigen klantadministratie bepalen wij waarom en hoe uw gegevens worden gebruikt.
Verwerker: gebruikt een bedrijf Domli voor het contact met zijn eigen klanten, dan is dat bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij de gespreksgegevens namens dat bedrijf, op basis van een verwerkersovereenkomst. Bent u klant van zo’n bedrijf? Neem dan eerst contact op met dat bedrijf over uw gegevens.

3. Wat we verwerken, waarom en op welke grondslag

Contactformulier en demo-aanvragen (naam, bedrijf, e-mailadres, bericht): om uw verzoek te beantwoorden. Grondslag: uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang om te reageren. Bewaartermijn: maximaal 12 maanden.
Klantaccount en facturatie (naam, bedrijf, e-mailadres, pakket, facturen): om de dienst te leveren en te factureren. Grondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht 7 jaar).
Chat op deze website: gebruikt u de chatknop, dan worden uw berichten en de gegevens die u geeft opgeslagen in onze eigen Domli-inbox om u te antwoorden. Grondslag: uw verzoek en ons gerechtvaardigd belang.
Gespreksgegevens van onze klanten (berichten, namen, e-mailadressen, telefoonnummers, bijlagen, metadata, IP-adres): om de inbox te laten werken voor het betreffende bedrijf, als verwerker.
Technische gegevens: basale serverlogs voor beveiliging en storingsonderzoek. Grondslag: gerechtvaardigd belang. Korte bewaartermijn.

We gebruiken uw gegevens niet voor reclame en verkopen ze niet. We maken geen profielen van websitebezoekers.

4. AI-functies

Domli heeft optionele AI-functies die een klant kan aanzetten. Zijn ze aan, dan wordt tekst gestuurd naar onze AI-aanbieder Anthropic (Claude), gevestigd in de Verenigde Staten:

AI-assistent: alleen de tekst van het ene klantbericht wordt meegestuurd, zonder naam, e-mailadres of gespreksgeschiedenis, samen met de bedrijfsinformatie die de klant heeft ingevoerd.
Schrijfassistent voor medewerkers (antwoord voorstellen, herschrijven, samenvatten): de betreffende gesprekstekst wordt meegestuurd wanneer een medewerker de functie gebruikt.

De AI beslist nooit zelf over prijzen, klachten of gezondheid; die gaan naar een mens. AI-functies staan uit tenzij de klant ze inschakelt. Doorgifte naar de Verenigde Staten gebeurt met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of modelcontractbepalingen.

5. Wie ontvangt uw gegevens

Alleen partijen die we nodig hebben om de dienst te leveren (verwerkers), met afspraken die uw gegevens beschermen:

Hosting en serverinfrastructuur binnen de EU (VPS, database, back-ups).
E-maildienst voor onze mailbox en uitgaande berichten.
Anthropic, alleen als AI-functies zijn ingeschakeld (zie punt 4).
Voor WhatsApp: Meta, op basis van de eigen overeenkomst van de klant met Meta.

Met overheden delen we alleen gegevens als de wet dat vereist. Een actueel overzicht van verwerkers ontvangt u op verzoek.

6. Waar uw gegevens staan

Gegevens staan op servers in de Europese Unie. Behalve de hierboven genoemde optionele AI-functies geven we geen persoonsgegevens door buiten de Europese Economische Ruimte.

7. Bewaartermijnen

Contactverzoeken: maximaal 12 maanden.
Klantaccountgegevens: zolang de overeenkomst loopt, daarna zolang de wet vereist (facturen 7 jaar).
Gespreksgegevens: zolang de klant dat opdraagt. Na afloop van de overeenkomst verwijderen we ze binnen 30 dagen, of leveren we ze op verzoek terug als export.
Back-ups: 14 dagen. Verwijderde gegevens verdwijnen binnen die termijn ook uit de back-ups.

8. Beveiliging

We gebruiken versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeveiliging, gescheiden accounts per klant, versleutelde opslag van kanaalgegevens, regelmatige software-updates en dagelijkse back-ups. De AI-dienst slaat geen berichtinhoud op in eigen logs; er wordt alleen gebruik geteld.

9. Uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en een kopie van uw gegevens (overdraagbaarheid), en u kunt bezwaar maken tegen verwerking. Mail naar contact@domli.nl; we reageren binnen één maand. Gaat het om een gesprek met een van onze klanten, dan geven we het verzoek door aan dat bedrijf, dat daarvoor verantwoordelijk is, en helpen we waar nodig. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website gebruikt alleen een functionele sessiecookie voor de beveiliging van het contactformulier. De chatknop bewaart een kleine identificatie in uw browser, zodat uw gesprek doorloopt. We gebruiken geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Omdat de cookies functioneel zijn, is geen cookiebanner nodig.

11. Gezondheidsgegevens

Domli is niet bedoeld voor zorgverleners en niet voor het versturen van gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens. Stuur zulke gegevens dus niet via de chat of het contactformulier.

12. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen informeren we onze klanten rechtstreeks.